תקנות חדשות מאפשרות מסירת תלושי שכר בדואר אלקטרוני

חוק הגנת השכר מחייב מעסיק למסור לעובדיו תלושי שכר מפורטים לכל המאוחר עד היום התשיעי שלאחר המועד לתשלום שכר העבודה. עד היום, תלוש השכר היה חייב להימסר בצורה מודפסת לידיו של העובד. בימים אלה, אישרה ועדת העבודה של הכנסת תקנות המאפשרות מסירת תלוש שכר בצורה אלקטרונית.

התקנות קובעות שלוש אפשרויות למסירת תלוש שכר אלקטרוני:

(1) בדואר אלקטרוני לכתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק (כלומר, כתובת דואר אלקטרוני שיוחדה לעובד במערכת הדואר האלקטרוני מטעם המעסיק, ונמצאת בשימושו הבלעדי של העובד, כמו למשל shira@company.com );

(2) בדואר אלקטרוני לכתובת דואר אלקטרוני פרטית של העובד (למשל shira@gmail.com);

(3) באמצעות גישה לאתר אינטרנט מאובטח מטעם המעסיק, אשר צריך לעמוד בשני תנאים אלה:

            3.1       הוא מאפשר גישה למידע השמור בו לעובד לאחר שהעובד זוהה באופן אישי, תוך שימוש באמצעי זיהוי המזהים אותו ומאמתים את הרשאתו לגשת למידע, ומתעד גישה כאמור.

            3.2       הוא נוקט, באורח סדיר, אמצעי הגנה סבירים מפני חדירה אליו ומפני שיבוש בעבודתו, העלולים להביא לגישה לא מורשית אל המידע, ומתעד אירועים העשויים להצביע על חדירה או שיבוש כאמור.

תנאי למסירת תלוש שכר באחת מן הדרכים האלו הוא שהעובד הסכים לכך מראש ובכתב, על גבי הטופס אשר צורף לתקנות. לעובד הזכות לחזור בו מהסכמתו זו בכל עת, ובמקרה כזה המעסיק יהיה חייב לשוב ולמסור לעובד תלושים מודפסים.

שליחת התלוש באמצעים המפורטים לעיל צריכה להיעשות באותו המועד בו צריך למסור לעובד תלוש מודפס. בנוסף, כדי לוודא קבלה של התלוש, על המעסיק לוודא כי תוך 5 ימים ממועד מסירת התלוש תהיה בידיו אסמכתא לכך שהתלוש נמסר והתקבל. במידה ולא התקבלה אסמכתא כזו, על המעסיק למסור לעובד תלוש מודפס בנוסף לזה שנשלח אלקטרונית. כאסמכתא, יחשבו חיווי מאת אתר האינטרנט המאובטח או ממערכת הדואר האלקטרוני (במקרה של מסירה לכתובת דואר אלקטרוני מטעם המעסיק), ואישור במייל חוזר במקרה של מסירה לדואר אלקטרוני פרטי.

המעסיק מחויב לנקוט באמצעי אבטחת מידע שיבטיחו כי הגישה והצפיה בתלוש השכר יהיו לעובד בלבד, ולכל הפחות הוא חייב להשתמש בהצפנה של המידע. בנוסף, המעסיק חייב לנקוט בטכנולוגיה שתמנע שינויים בתלוש השכר הנמסר בדרכים הקבועות בתקנות הללו.

בהזדמנות זו נזכיר כי החוק מחייב כי בתלוש השכר ייכללו פרטים רבים המפורטים בחוק, ושאי מסירת תלוש שכר, בכלל או בזמן, ולרבות ללא הכללת כל הפרטים הנדרשים בו, מהווה גם עבירה מנהלית, גם עבירה פלילית אשר הן החברה והן מנהליה עשויים לעמוד לדין בגינה, וגם עבירה אזרחית המזכה את העובד בפיצוי כספי ללא הוכחת נזק.